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企業様向け電子化サービスの事例集

【事例①】文書スキャニング 「申込書を電子化し、作業を効率化」


(お客様の課題)


自社のサービスを利用しているお客様を会員としたメンバーズクラブを運用しているA社様の場合、会員の申込書の処理に困っていました。会員数も5,000人程度でしたので、データはシステム化をせずにマニュアルで運用をしていました。申込書に書かれている内容をパソコンに入力し、それを管理していたのです。データの変更などもあり、申込書の原本を確認する事も多々ありました。とくに電話での問い合わせの際には原本を探すために電話口でお客様を待たせてしまうことになり、顧客満足度に対する影響度も大きくなっていました。


(解決方針)


本格的なシステムを開発したり購入したりする予算はありませんでした。そこで、少なくとも原本を探す手間を省く方法として、申込書の電子化を提案しました。更なる効果として、キャビネットに保管していた原本を倉庫での保管に切り替えることができ、事務所スペースの削減が期待できることも提案しました。


(弊社の作業)


保存していた申込書を、ドキュメントスキャナーを利用してスキャンし電子化、会員番号をファイルネームとして画像データを作成、申込書に付随していた書類も結合し、その画像データをDVDで納品しました。A社様は会員番号からお客様の申込書の画像を確認し、電話対応が行えるようになりました。

 

【備考】

※弊社の検索システム「ImFletta」を利用することにより、もっと容易に画像の検索ができるようになります。

※申し込み書に記載されている内容は個人情報となります。弊社ではISMSのルールの下でこれらの情報を厳正に取り扱います。

 

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【事例②】文書スキャンニング 「事務所移転に伴う文書整理」


(お客様の課題)


電子機器などを含む各種精密機器の販売商社であるK社の東京営業部はオフィスの移転を控えていました。しかし、業務拡大の為に地理的に便利なところに移転することにしたため、移転先のスペースが約半分になることがわかりました。お客様の営業部長は、営業担当者は外出が多いことから、これをきっかけにフリーデスクを採用し、デスクのスペースを削減することにしました。しかし、様々な書類やパンフレットなどの文書が大量にあり、これらは全て社内のキャビネットに保管されていました。また、それそれの営業担当者も個人的に業務に関わる文書を各デスクに保管していました。これら社内文書も半分にしないと移転ができない状況でした。お客様ではこれらの文書を廃棄する予定でしたが、何を捨てて何を残すかがなかなか決まらない、という課題を持っていました。


(解決方針)


基本的にすべての文書を電子化することを提案しました。契約書などの重要書類は原本を総務部で一括管理とし、移転する営業部はデータで内容を確認するようにしました。それ以外の一般文書は電子化後、一定期間を倉庫に保管したのち廃棄をすることにしました。


(弊社の作業)


ドキュメントスキャナー、ブックスキャナーなどを使用してすべての文書を電子化しました。電子化されたデータは検索できなければ意味がありませんので、お客様と相談しがら検索項目を決定し、その情報を作成しました。例えば、契約書の場合は、契約の相手先名、契約書のタイトル名、契約書番号、締結日、自動更新かどうか、などの必要項目を決定し、そのデータを電子化された画像データと合致させ検索できるように作業をしました。K社の本社は全社の資産を管理するシステムを持っていましたので、そのシステムに投入できるようにデータを整備しました。東京営業部だけで利用するデータは弊社の「ImFletta」で画像の検索をできるようにしました。

その後、追加の書類が発生した場合はお客様ご自身で追加されていますが、大量にある場合には継続して弊社で作業を実施しています。

 

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【事例③】文書スキャニング 「日々の社内文書の処理の効率化」


(お客様の課題)


化学品メーカーのM社様は国内に50か所の営業所と20か所の工場を持っています。東京の本社には各事業所から大量の社内伝票関係を含む書類が届いていました。本社総務部の社員は、午前中この書類の仕分けを手作業で行っていました。又、仕分けされた書類は夕方、経理部、人事部などの関係部署に送付することになっていました。この一連の作業に総務部の2名の社員が関わっており、他の業務に支障をきたしていました。M社様ではこの作業の効率化が大きな課題となっており、書類の電子化を検討していました。


(解決方針)


弊社ではお客様からの相談を受けて次の提案をおこないました。各事業所からの書類を弊社宛に送付してもらう。届いた書類の電子化作業(スキャニング)を弊社で行い、書類別に分類した画像データをM社様のサーバーに午後3時までにアップロードするという提案を行いました。書類の原本は翌日、総務部にまとめて返却することにしました。もちろん、社内関連の伝票ですので、機密保持が重要な課題となりますが、弊社ではISMSによる運用を厳守しており、M社様にも信用していただけるようにしました。


(弊社の作業)


各事業所から朝10時までに届いた文書全部を、ドキュメントスキャナを利用して電子化します。基本的に文書は定型のフォーマットなので、弊社が導入している文書認識のソフトを利用して、電子化された文書を自動分類し、同時にファイル名を自動的に付与します。分類された文書データを送付すべき先(総務部、経理部、人事部等)のフォルダーにまとめます。まとめたデータはM社様のサーバーにアップロードします。一部、書類内部に記載されている文字をデータ化してほしいとの要望もあったので、OCR処理を行い、同様にサーバーにアップロードすることにしました。原本の仕分けは基本的に弊社では実施していません。従って、原本の返却は送付した事業所ごとにまとめて本社の総務部に翌日送付をしています。弊社で原本の仕分けをすることも可能でしたが、必要文書は電子化されており、電子化された画像を利用してM社様内で文書の処理を行う事にしたので、M社様はコストをかけてまで原本仕分けは必要ないとの判断をしました。

 

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【事例④】図面・大型資料スキャニング 「建築会社の各種資料合理化」


(お客様の課題)


B建設様はオフィスビルやマンションなどを建築している建築会社です。昨今、建築物に関する施工記録が非常に重要になってきていました。この記録をきちんと保管しておかないと、のちに何らかの問題が発生した際に即座に確認できない恐れがある、という危機感が本社サイドにはありました。しかし、建築現場では様々な図面や資料、役所等への提出書類を大量に作成しており、これらをどのように管理保管するかが大きな課題でした。又、大量の書類があるために、保管すべき必要な書類が抜けていたりしており、これらのチェックも重要な課題でした。


(解決方針)


B社様から相談を受けた弊社は、資料、図面、書類が建築現場では日々使用されているため、建築が終了した段階で電子化(デジタル化)し、B社様がすでに導入していた文書管理システムに登録することを提案しました。今までは建築現場ごとに、段ボール箱に保存対象の資料を入れ、倉庫に保管するだけでした。倉庫に保管する前に電子化(デジタル化)を行い、文書管理システムに登録した後、資料をすべて確認することで将来のリスクに対応しておくことにしたのです。B社様にとって、電子化(デジタル化)という作業のコストは増えますが、リスクを考えたときに必要なコストとして電子化(デジタル化)を決めました。


(弊社の作業)


段ボール箱に収納されている全ての資料を電子化(デジタル化)することが業務でした。但し、建築のサンプル品など電子化(デジタル化)できないものは別途、相談の上、デジタルカメラでの撮影などで対応しました。一番、苦労したのは箱に収められている資料の形態や数量がわからないため、正確なコスト見積もりができないことでした。この問題を解決するために、B社様との間で一定のルールを策定し、コストにブレが発生しないようにしました。これにより、M社様でも電子化(デジタル化)の予算が計上しやすくなりました。

作業は基本的にはドキュメントスキャナーを利用した電子化(デジタル化)でしたが、製本されている文書や図面はブックスキャナーや折り込み製本図面のスキャン方法を利用して品質の高いデジタルデータを作成しました。B社様では数多くの建築現場を抱えており、今後も竣工後、電子化(デジタル化)作業が継続されることになります。

(※折り込み製本図面のスキャン方法については製本図面デジタル撮影のページをご参照ください。)

 

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【事例⑤】製本図面デジタル撮影 「ビルのメンテナンス会社が図面取り扱いを効率化」


(お客様の課題)


Tメンテナンス株式会社様はオフィスビルやマンションの管理組合の代行として建物のメンテナンスを行っている業界では中堅の会社です。T社様は比較的古いビルやマンションの保守を行うために多くの製本図面を持っていました。特に設備図と言われる図面には電気設備図、給排水衛生設備図、空調換気設備図などがあり、古いビルなどの設備の改修、補修では過去の図面を持ち出してきてチェックをいれたうえで改修や補修の計画を立て、見積もりを作成していました。過去の図面のコピーを取り、実際に図面との誤差がないかどうかの実地検分を行わないと、正確な計画が立てられないことがほとんどで、現場で多くの図面をチェックすることは大変な作業でした。T社様はこれらの作業の合理化を検討していました。

 


(解決方針)


T社様ではタブレット端末を導入することで図面のコピーや大量の図面の持ち運びの手間を省くことを検討しておりました。つまり、必要な図面を現場にデータ転送し、タブレット端末で詳細な図面を確認する、ということでした。

問題は過去の図面をどれだけ正確に電子化することができるか、という事でした。古い図面などは原本でもかすれて読みにくい、折り込みされている図面などを電子化するとゆがんで見づらい、などの懸念が現場サイドから出てきており、これを解決しないと合理化にはつながらない事態になっていました。

実際にT社様の古い図面や折り込み図面を使って弊社でテストしたところ、品質にご満足いただきました。小さなタブレット端末で図面を大きく拡大しても、図面の詳細部分を鮮明に再現することができたのです。

 


(弊社の作業)


弊社では折り込み製本図面のデジタル化の技術以外に、大型フラットベットスキャナ、大型フィードスキャナなどを駆使して品質の高い図面のデジタル化を行いました。

又、T社様では多くの図面を保管していますが、これを一挙に電子化すると大きなコストがかかってしまいます。T社様と相談の上、改修・補修の案件が出た段階で逐次、必要図面を電子化する、という方法でT社様の合理化に貢献しています。

 

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