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マイクロフィルム関連サービスの事例

【事例①】 契約書(図面を含む)のマイクロフィルム化


【お客様の課題】


R建設会社株式会社様は日本全国で建物を建設している建設会社です。自社で建設した契約書(図面を含む)は全て製本し、各地の支店が契約している倉庫にそれぞれ保管をしています。R建設本社ではこの図面の管理に次のような課題を抱えていました。

  • 図面が各地の支店で管理されており、本社で一括管理ができない。
  • 図面を検索する際に手間がかかりすぎる。
  • 倉庫保管にかかる費用が莫大になってきている。

そこでR社様はこれらをすべて電子化することを検討しました。しかし、電子化の場合、その原本性の保証の問題、将来のシステム変更などによるデータのマイグレーションが発生するリスクを考えた場合に、電子化が適切なのかを悩んでいました。

 


【解決方針】


R社では以前から一部の図面をマイクロフィルム化して保存しており、マイクロフィルムの取り扱いには慣れていました。原本性を実現するためにはマイクロフィルムの方が良い、又、閲覧頻度は高くないが、長期保存をしておく必要があるという事から、経済的側面も考えると、マイクロフィルムでの保存がベストとの結論に至りました。

 


【弊社の作業】


弊社ではR社様と協議をしながら解決方針を決めましたが、大きな課題は予算の問題でした。大量にある図面を一度にマイクロフィルム化すると膨大なコストがかかってしまいます。これは5年間で順次マイクロフィルム化することでコストを分散させました。又、保管の安全性を確保するために、本社一括で管理するマイクロフィルムを正とし、各地の支店では副のマイクロフィルムを管理するようにし、弊社は正副の2本のマイクロフィルムを納入することにしました。具体的な作業は、支店ごとにお預かりした原本を、製本の解体、契約ごとに前整理、35mmマイクロフィルム撮影、検査、撮影リスト作成、フィルム複製。撮影後の原本は、一定期間保管し、お客様の了解を経て、専門業者で溶解処理という手順をとなりました。原本が溶解処理となりますので、確実な画像を作成しなければ、後で問題になります。このプロジェクトは弊社のマイクロフィルム作業の品質と技術に対してR社様から高い評価を頂いていたので実現できたものでした。

 

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【事例②】 マイクロフィルムの保存調査と複製


【お客様の課題】


X生命保険様は生命保険の加入者の申込書や契約書などをすべて16mmのマイクロフィルムにして保管しています。生命保険の場合、契約期間が長いため、これらの重要文書の保管も自ずから長くなってしまいます。ところが昔のマイクロフィルムを保管している部屋には酸っぱい臭い(酢酸臭)が漂っていました。また、保管しているマイクロフィルムはオリジナルのフィルムだけでしたので、これが傷んでしまったり、災害などで逸失したりしてしまうと原本が確認できない事態になるとの危機感がありました。但し、契約情報は全てコンピューターに登録されているので、情報そのものはいつでも確認できる状態でした。

 


【解決方針】


X生命保険様は新規の契約については、重要文書をスキャンして画像データを保管しており、新たなマイクロフィルムは発生していません。問題は過去の大量にあるマイクロフィルムの画像をすべてスキャンして画像データとして保管するか、複製をとって保管するどうかでした。それぞれの作業のコスト、将来にわたっての保管コストなどを検討したところ、マイクロフィルムを複製した方が安いことが判明し、過去のマイクロフィルムについては複製を作成することで対応することにしました。

 


【弊社の作業】


弊社ではX生命保険様に対して、複製を作成する前にマイクロフィルムの劣化調査を行い、その上で複製のマイクロフィルムを作成することを提案しました。劣化がひどいものは修復などの対応も必要になるからです。作業は、弊社の社員がお客様のフィルム保管室で、すべてのフィルムを開封、臭気、劣化度を調査し、調査リストおよび作業計画を提示しました。主な調査項目として、フィルム素材、劣化度合い、ベタつき、銀鏡化、複製の緊急度合いなど約20項目となりました。次に、作業単位ごとにお預かりしたフィルムを、濃度、ホコリ、キズの有無の簡易検査を行い、複製、検査、中性紙箱に収納、オリジナルは元の収納ボックスに収納し、複製したフィルムと一緒にお客様に納品しました。

 

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【事例③】 アパーチュアカードのスキャニング(電子化)


【お客様の課題】


N市の建築課は市所有の建物などの修繕や改修のために図面をマイクロフルムのアパーチュアカードで管理していましたが、マイクロ専用機器の老朽化にともなう交換時期がきており、A2版表示の代替機が見つからず困っていました。また、長期に同一フィルムを使っていたため、キズや破損していたり、管理不十分で他に紛れ込んでしまったりしており手間ひまをかけてフィルムを探すことが多くなっていました。N市建築課では過去から行ってきた対策と同様に代替機を見つけて複製を作るか、他に方策がないかを検討していました。

 


【解決方針】


アパーチュアカード関連の機材類は代替用の製品が無くなってきており、全て電子化することで対応することにしました。電子化することで、改めてカードごとの属性情報をデータベース化でき、検索性が大幅に向上します。更に、従来使用してきたA2版のプリンターを継続することもできます。一方、オリジナルフィルムはバックアップとしてそのまま保存することにしました。

 


【弊社の作業】


お預かりしたアパーチュアカードから、それぞれの属性情報をデータベース上に入力し、専用スキャナを使用して電子化しました。具体的には300dpi(A3/2値/Tiff)でスキャン、画像検査後属性情報とマッチングし、検索データベースを作成しました。最終的に弊社開発の検索ソフトである「ImFletta」に登録して納品しました。

 

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【事例④】「デジタル to マイクロ」技術を利用してデータの長期保存を実現


【お客様の課題】


H機械株式会社様は様々なプラント建設に関連する機器の販売と保守を行っている会社で、H社様の製品は世界各国で使用されています。H社様の製品は導入されると数十年にわたって使用されるものなので、世界各国に存在する情報の維持管理に相当なコストをかけていました。つまり、設計図、機器が設置されている状況などの情報は全てシステムで管理されているために、定期的なシステムのアップグレードや情報のバックアップを行わなければならなかったのです。設置された製品情報の安価なバックアップと長期保存をするためには何が良いかが課題でした。

 


【解決方針】


H社様は、以前は情報をマイクロフィルムに保管していました。1990年代の後半からシステムによる情報の運用が本格化したので、マイクロフィルムに収録されていた情報はすべてスキャンし、その画像情報をシステムにアップロードして保管するように変更しました。マイクロフィルムの使用を中止してからは、ほとんどの情報はデジタルで作成されるか、紙文書をスキャンすることで電子化し、システムに登録することで運用していました。又、通常運用するサーバーとは別にサーバーを設置し、リスクに対応できるようにしていました。尚、過去に利用していたマイクロフィルムはそのまま保管しています。

世界各国で仕事をしているH社様のある担当者が、「米国ではデジタルマイクロアーカイブというデジタルからマイクロフィルムに転換する業務が急増している。この技術を利用すれば情報の長期保管が安全かつ安価にできる。」という情報を入手しました。それで弊社に確認をしてきました。

 


【弊社の作業】


全てのデジタル情報をマイクロフィルム化すると膨大なコストがかかってしまいます。まず、ほんとうに長期保存をしなければならない情報をH社様に選択してもらいました。マイクロフィルムに変換できるデジタルファイルはマイクロソフトオフィス(ワード、エクセル、パワーポイント)、PDF/A、TIFF、JPEGです。古いCADなどのデータなど、弊社では対応できないデータもあったので、H社様と共同で上記のファイルに変換する作業をおこないました。対象のデジタルファイルを専用の機器(アーカイブライター)を使用して、専用のマイクロフィルムに露光していきます。その後、専用のマイクロフィルムを現像して完成です。このマイクロフィルムはISO11506で規定されており、適切な保存状態を保つことで媒体の寿命は500年以上となります。現在、H社様では、以前利用していたマイクロフィルムと共に、新たな技術で作成したマイクロフィルムで長期保管をしています。

 

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